Вступ: Новий виток автоматизації

Уявіть, що ваш бізнес спілкується з клієнтами так, ніби він завжди поруч. Уявіть, що жодне важливе сповіщення не буде пропущено. Новий модуль Інтеграції з Telegram від QuintaDB створений саме для цього. Це не просто інструмент, це ваш персональний помічник, що виводить комунікацію на новий рівень.

🔹 Для інтернет-магазинів: Забудьте про забуті замовлення! Автоматично інформуйте клієнтів про кожен етап, від «Ваше замовлення відправлено» до «Готове до видачі».

🔹 Для сфери послуг: Нагадуйте про записи, відправляйте ексклюзивні пропозиції та персональні знижки прямо в Telegram, щоб підтримувати постійний зв'язок з клієнтами.

🔹 Для внутрішніх процесів: Налаштуйте миттєві сповіщення для команди, щоб кожен був у курсі зміни статусу заявки, призначення нового клієнта або будь-якої іншої події в системі.

Цей інструмент повністю автоматизує рутинні комунікації, дозволяючи вам зосередитися на стратегічно важливих завданнях.

---

---

У першій частині нашої інструкції ми детально розповімо про створення інтеграцій та додавання одержувачів.

Активація модуля «Інтеграції»

Новий елемент - модуль Інтеграції - з'явився в меню вашого проєкту.

Його можна в будь-який момент увімкнути або вимкнути на сторінці Налаштування проєкту.

При переході до нового модуля ви побачите дві вкладки: Інтеграції та Одержувачі. Щоб відправляти повідомлення одержувачам, вам спочатку потрібно створити інтеграцію. Інтеграцією може бути ваш власний Telegram-бот або номер WhatsApp, що дозволить відправляти повідомлення від імені вашої компанії.

Створення вашого Telegram-бота

Щоб створити нову інтеграцію, заповніть наступні поля форми:

• Назва - ім'я вашого бота, яке відображатиметься в системі.
• Тип інтеграції - виберіть Telegram.
• Ім'я користувача бота (username) - ім'я вашого бота, що починається з @, наприклад, `@quintadb_alert_bot`. Його можна знайти в інформації про бота в Telegram.
• Токен бота - унікальний код, який ви отримуєте від BotFather при створенні бота.

Щоб отримати токен, відкрийте BotFather в Telegram, наберіть команду `/newbot` і дотримуйтесь інструкцій. BotFather надасть вам токен доступу. Якщо ви не зберегли токен, ви можете отримати його знову, ввівши команду `/token` і вибравши вашого бота.

Повідомлення про успішне підключення (опціонально) - текст, який побачить користувач після успішної активації.

Кнопка "Увімкнено" - визначає, чи буде ця інтеграція активна в QuintaDB.

Після створення інтеграції ви зможете керувати нею на вкладці Інтеграції, де можна відредагувати, видалити або деактивувати її.

Додавання та активація одержувачів

Після створення інтеграції ви можете додавати одержувачів повідомлень на вкладці Одержувачі. У QuintaDB є три типи одержувачів:

1. Одержувач, прив'язаний до Запису в Таблиці.
2. Користувач Порталу або Команди, а також власник проєкту.
3. Веб-користувач, тобто будь-який Telegram-користувач, який скористався посиланням-запрошенням.

Щоб додати нового одержувача, введіть його ім'я, виберіть інтеграцію та тип підключення: "Підключити до запису" або "Підключити до користувача".

Після додавання в одержувача буде статус "Очікування". Вам потрібно скопіювати посилання-запрошення і передати його користувачеві. Він повинен відкрити посилання, щоб підтвердити своє бажання отримувати сповіщення.

При відкритті посилання в браузері, користувачеві буде запропоновано дозволити відкриття бота.

У підсумку, він побачить повідомлення про успішне підключення, текст якого можна змінити в налаштуваннях інтеграції.

Термін дії посилання-запрошення — 24 години. Якщо за цей час підключення не буде активовано, посилання стане неактивним зі статусом «Термін дії закінчився».
Щоб повторно активувати посилання, просто натисніть кнопку «Відновити токен».


Користувач у будь-який час може відписатися від повідомлень бота, запустивши команду /stop. У такому випадку ви побачите статус «Відписано».
Щоб знову отримувати повідомлення, користувачеві потрібно повторно активувати підключення. Для цього ви можете використовувати кнопку «Відновити токен», яка зробить посилання робочим.


 

Автоматизація підключення: Посилання-запрошення в Email-розсилках

Вручну передавати кожному користувачеві посилання-запрошення не завжди зручно. Тому в QuintaDB додано можливість вставляти посилання-запрошення в будь-який шаблон-сповіщення.
Наприклад, в емейл-розсилку, Автоматизацію (по спрацьовуванню умови відправляється емейл з посиланням) або кнопку Дії (по натисканню на кнопку відправляється емейл). Це дозволяє повністю автоматизувати процес підключення клієнтів до Telegram: щойно у вашій таблиці з'являється нова заявка, система автоматично відправляє клієнту email з персональним посиланням-запрошенням.

При створенні шаблону сповіщення, під полем введення тексту листа завжди є посилання Як вставляти дані запису:


Натиснувши на нього, ви знайдете секцію Посилання-запрошення для інтеграції з Telegram. 

Щоб сформувати правильний шаблон посилання, вам потрібно:
1. Вибрати Інтеграцію з Telegram (ваш бот)
2. Вибрати один варіант з "Прив'язати одержувача QuintaDB до": Запис, Власник Запису (Користувач Порталу або Команди) або Новий Telegram-контакт

3. Вибрати колонку таблиці. Ця колонка буде використана як унікальне ім'я одержувача. Дуже важливо, щоб вона містила унікальні значення, інакше система не зможе коректно прив'язати одержувача до запису.

Після цього скопіюйте отриманий шаблон посилання та вставте в лист. При відправці листа буде створено нове посилання-запрошення або відправлено вже існуюче.

Практичне застосування: Як використовувати інтеграції

Після того як ви створили інтеграцію і ваші одержувачі активували підписку, ви можете починати відправляти їм повідомлення прямо з QuintaDB. Цей функціонал відкриває три ключові можливості для комунікації.

Миттєві повідомлення: Разові розсилки та "Кнопка-Дія"

Ви можете створювати розсилки для груп одержувачів, прив'язаних до певних даних. Це зручно, коли потрібно відправити повідомлення одразу декільком клієнтам, власникам записів або іншим контактам. Є два способи зробити розсилку - вручну та автоматично.

Ручні розсилки для одержувачів

- У Меню Дані

Перейдіть у меню Дані, виберіть записи, за якими хочете зробити розсилку і в контролі Дії натисніть Відправити повідомлення:



Після цього ви потрапляєте на сторінку відправлення розсилки. Вам потрібно вибрати Одержувачів, ними можуть бути:
1. Вибрані одержувачі - у полі з автодоповненням ви вибираєте з усіх Одержувачів (яких завжди можна побачити в модулі Інтеграції).
2. Одержувачі, прикріплені до запису
3. Власники запису



Далі ви повинні ввести повідомлення, для форматування тексту можна використовувати такі (і лише такі) теги:

• <b>text</b> — для жирного тексту
• <i>text</i> — для курсиву
• <u>text</u> — для підкресленого тексту
• <s>text</s> — для закресленого тексту
• <a href="URL">text</a> — для посилань
• <code>text</code> — для вбудованого коду
• <pre>text</pre> — для блоків коду

Під формою введення повідомлення є підказки, як і які дані запису можна вставити в шаблон повідомлення.
До розсилки можна прикріпити файл. Також цю розсилку можна зберегти для багаторазового використання.
Опція Не відправляти повідомлення одному й тому ж одержувачу кілька разів. Тільки 1 повідомлення на унікального користувача. може бути корисна, якщо у кількох записів один власник запису або прив'язаний одержувач повідомлень.
Щоб зберегти шаблон, натисніть "Зберегти як шаблон", щоб відправити розсилку, натисніть "Відправити".

- У меню Telegram-розсилки

Другий спосіб відправити розсилку вручну знаходиться в модулі «Розсилки» на вкладці "Telegram-розсилки":

На цій сторінці ви можете створювати та редагувати шаблони телеграм-розсилок. Також переглядати статистику і фільтрувати розсилки за прив'язаною таблицею.
Створення розсилки аналогічне ручному способу, описаному вище, просто введіть назву розсилки, текст повідомлення та прикріпіть файл (за необхідності).


Після цього натисніть Відправити для потрібного шаблону.


Відправка телеграм-розсилки за шаблоном: ви можете відправити повідомлення всім підписникам, власникам записів або одержувачам, прив'язаним до конкретних даних з вашої таблиці або звіту.
І натисніть кнопку "Відправити".

Завдяки цьому ви можете, наприклад, сповістити всіх ваших клієнтів про нову акцію або відправити важливе повідомлення всім менеджерам з продажу.

Автоматизація бізнес-процесів

У модулі Автоматизації на вкладці Планування розсилок можна створити та керувати завданнями автоматичних розсилок.



При створенні завдання вам потрібно вибрати одержувачів та дату запуску (з колонки або вручну)

Після створення завдань з автоматизації ви зможете їх відредагувати в будь-який час або, за необхідності, запустити вручну.



Статистику розсилок можна подивитися в меню "Розсилки".

Кнопка "Дія" в таблиці

Іноді потрібно відправити повідомлення не автоматично, а за потребою, прямо з таблиці. Для цього ідеально підходить поле типу "Дія", яке відобразиться у вашій таблиці у вигляді зручної кнопки. За кліком на неї ви зможете відправити повідомлення прив'язаному до запису одержувачу.

1. Створіть у вашій таблиці нове поле і виберіть тип "Дія".

2. Додайте дію за кліком

Зі списку дій виберіть Відправити повідомлення. Далі вам потрібно ввести шаблон повідомлення або вибрати зі збережених шаблонів. А також задати одержувачів (вибрані користувачі, власники записів або одержувачі, прив'язані до записів)




Тепер у кожному записі з'явиться кнопка, наприклад, «Відправити сповіщення клієнту», яка при натисканні миттєво відправить повідомлення вибраному одержувачу. Це дозволяє вашим співробітникам керувати комунікацією прямо з таблиці.

 

Сповіщення через "Автоматизації"

Найпотужніший спосіб використання інтеграції — це автоматизація. Ви можете налаштувати правила, за якими повідомлення будуть відправлятися автоматично, щойно спрацює задана умова.

Перейдіть до модуля «Автоматизації» і створіть нове правило:

1. Задайте умову, наприклад, «коли статус запису змінюється на 'Виконано'».
2. В якості дії виберіть «Відправити повідомлення».

3. Налаштуйте одержувача і текст повідомлення.

Тепер, щойно менеджер позначить замовлення як виконане, клієнт автоматично отримає сповіщення в Telegram. Це повністю виключає ручну працю і підвищує швидкість роботи.
 

Автоматичні нагадування про події

Ви також можете використовувати інтеграцію з Telegram для створення автоматичних нагадувань. Ця функція стане в пригоді, коли потрібно сповістити людину про подію, яка відбудеться в майбутньому.

Щоб налаштувати нагадування, перейдіть до модуля Автоматизації на вкладку Нагадування і створіть нове нагадування:

1. Виберіть поле з датою і часом, яке буде слугувати тригером, наприклад, «Дата зустрічі».
2. Задайте інтервал, за скільки часу до події відправити нагадування (наприклад, за 1 день).

3. Виберіть одержувачів нагадувань

Після створення нагадування ви можете в будь-який час відредагувати шаблон сповіщення або відправити нагадування вручну для тестування.


 

Тепер система буде автоматично відправляти нагадування в Telegram, щоб ваші клієнти або співробітники завжди були в курсі важливих подій і не пропускали зустрічі, дедлайни або інші заплановані активності.

Кредити (API-виклики)

Відправка повідомлень через інтеграцію з Telegram використовує систему кредитів, які також називаються API-викликами. Кожне відправлене ботом повідомлення, включно зі сповіщеннями та розсилками, витрачає один виклик.

Кількість доступних API-викликів залежить від вашого тарифного плану:

• На тарифі Безкоштовний  доступно 1000 API-викликів на місяць.
• На тарифі Стандарт — 5000 API-викликів на місяць.
• На тарифі Pro — 10000 API-викликів на місяць.
• На тарифі Корпоративний — 50000 API-викликів на місяць.
• На тарифі Бізнес Стандарт — 100000 API-викликів на місяць.
• На тарифі Бізнес Pro — 150000 API-викликів на місяць.
• На тарифі Бізнес Unlim — 200000 API-викликів на місяць.

Важливе уточнення: Якщо вам необхідно більше викликів, ніж включено у ваш тариф, ви можете придбати їх додатково. Однак ця опція доступна тільки для користувачів на максимальному тарифі. Щоб збільшити кількість доступних викликів, вам необхідно перейти на максимальний тарифний план.

Ваш поточний баланс API-викликів і ліміт за тарифом ви завжди можете перевірити в меню "Оплата та статистика".

Ваша комунікація на автопілоті

Ми віримо, що ефективний бізнес — це автоматизований бізнес. Новий модуль Інтеграції з Telegram — це великий крок до повної автоматизації ваших комунікацій. Він дозволить вам не лише економити час, а й будувати міцніші та більш довірчі відносини з клієнтами.

Спробуйте нову інтеграцію вже сьогодні та переконайтеся, як легко керувати своїм бізнесом прямо з Telegram!

Якщо у вас виникнуть питання, звертайтеся до нашої служби підтримки або залишайте коментарі під цим постом. Ми завжди раді допомогти!