Більшість проєктів не починаються з чистого аркуша. Вони починаються з таблиці, яка стала завеликою, папки з рахунками у PDF, старого файлу Access, який нічим відкрити, або з фотографії паперового бланка. QuintaDB розпізнає всі ці формати і перетворює їх на повноцінну базу даних: з пошуком, фільтрами, спільним доступом для колег та гнучкими правами.
Імпортувати файлНайзвичніший і найшвидший шлях. Завантажте файл .xls, .xlsx, .csv або .txt — QuintaDB візьме назви стовпців із першого рядка, а кожен наступний рядок перетворить на окремий запис. Створювати поля заздалегідь не потрібно: структура сформується автоматично за вмістом файлу, як і форма для введення даних.
Реальні робочі вивантаження рідко бувають ідеальними, тому модуль імпорту готовий до безладу. Якщо перед таблицею йде шапка з реквізитами компанії, назва звіту чи кілька порожніх рядків — система визначить справжній рядок заголовків і покаже його вам із можливістю вибрати інший. Числа, дати, посилання та email-адреси визначаються за їхнім вмістом. Тобто стовпець із датами стане повноцінним полем дати: з фільтрацією, сортуванням і календарем, а не звичайним незручним текстом.
Так само легко обробляються вивантаження з бухгалтерських і складських програм або 1C. Чистити файл вручну перед завантаженням не доведеться: просто завантажуйте те, що видала система.
Далеко не кожна таблиця зберігається як файл для експорту. Багато даних залишається на папері, в інтерфейсах застарілих програм або у прикріпленому постачальником PDF-документі.
Сфотографуйте аркуш або зробіть знімок екрана потрібного вікна та завантажте зображення. Таблиця буде зчитана з картинки й розкладена на рядки та стовпці, які можна відредагувати перед збереженням. Це так само працює і для PDF — актів, накладних, прайс-листів та звітів, де єдиною альтернативою було б довге ручне перебивання даних.
Щоб усе зчиталося точно, потрібні лише дві речі: таблиця має повністю потрапляти в кадр, а сам текст має бути чітким при збільшенні. Якщо знімати під кутом або обрізати краї, частини крайніх стовпців можна втратити. Розпізнавання відбувається у фоновому режимі, тому зачекати можна, не відволікаючись від поточної роботи.
Файли Access — знайомий глухий кут: у базі накопичено роки корисної інформації, але комп'ютер із програмою списали, ліцензія скінчилася, або файл просто не відкривається на macOS.
Завантажте файл .mdb або .accdb напряму. Ви побачите список усіх таблиць, оберете потрібні, і кожна з них стане окремою таблицею у вашому онлайн-проєкті зі збереженням структури стовпців. Зв'язки між даними теж не зникають: якщо одна таблиця посилалася на іншу, система запропонує відтворити цей зв'язок тут, щоб кожне замовлення залишилося закріпленим за своїм клієнтом.
Якщо дані вже зберігаються у хмарі, звантажувати їх на комп'ютер не обов'язково. Достатньо вставити посилання на документ Google Sheets, файл у Google Drive чи Dropbox, або будь-яку пряму адресу файлу в мережі — система завантажить і розбере його сама.
Такий зв'язок можна зробити постійним. Увімкніть автооновлення, і файл перечитуватиметься за розкладом. Таблиця, яку щодня заповнюють співробітники, синхронізуватиметься з вашою базою даних автоматично — без нагадувань про черговий експорт. Так звичайна робоча таблиця спокійно перетворюється на джерело даних для повноцінної системи.
Бази з Airtable переносяться через інтеграцію: вкажіть посилання на базу, введіть токен доступу — і таблиці імпортуються разом з усіма полями. Зв'язки між записами залишаються справжніми зв'язками, а не перетворюються на простий статичний текст.
Експорт із Notion зазвичай вивантажується як ZIP-архів. Виберіть під час експорту «Markdown & CSV» і завантажте архів цілком: таблиці з нього розгорнуться разом, без потреби імпортувати кожен файл окремо. Так само можна завантажувати й інші архіви з кількома таблицями всередині.
Файли JSON також підтримуються: це зручно для перенесення даних з інших платформ або роботи зі свіжими вивантаженнями через API.
А для швидких дрібних правок файл взагалі не потрібен: просто скопіюйте потрібні комірки в таблиці та вставте їх з буфера обміну. Заради десяти рядків немає сенсу робити окремий експорт.
Жоден запис не потрапить у базу без вашого підтвердження. Після завантаження відкриється екран налаштування: стовпці з вашого файлу ліворуч і поля бази даних праворуч. Очевидні збіги за назвами підставляться автоматично, решту ви розподілите самі. Будь-який стовпець можна записати в наявне поле, винести в нове або пропустити зовсім — у робочих файлах майже завжди є зайві технічні колонки.
Якщо таблиці пов'язані між собою — наприклад, накладна прив'язана до контрагента, а завдання до проєкту, — система заздалегідь покаже, скільки значень дійсно знайдено в іншій таблиці. Якщо в цільовій таблиці є дублікати, ви отримаєте попередження, оскільки прив'язка спрацює до першого знайденого запису.
Після завершення ви одразу побачите, скільки рядків збережено і чи не залишився якийсь стовпець порожнім. Порожній стовпець майже завжди означає огріх у самому файлі — зайвий рядок перед заголовками або об'єднані комірки. Система попередить про це, тому проблему можна вирішити швидким виправленням файлу замість довгих пошуків навмання.
Зазвичай імпорт потрібен регулярно: новий прайс приходить щомісяця, звіти вивантажуються щотижня, а колеги постійно вносять правки в ту саму таблицю.
Виберіть ключовий стовпець — номер замовлення, артикул товару чи адресу електронної пошти — і наступного разу система просто оновить наявні записи замість того, щоб плодити дублікати. Рядки, яких у новому файлі немає, залишаться недоторканими. Завдяки цьому імпорт можна спокійно запускати знову і знову, а налаштувати це правило найкраще вже під час першого завантаження.
Якщо замість стислого огляду вам зручніше розібратися покроково з наочними скріншотами, перегляньте наш детальний посібник: як імпортувати файли Excel та CSV в онлайн-базу даних.
Вам не потрібно встановлювати додаткові програми чи докуповувати окремі функції для перенесення. Створіть проєкт, натисніть «Імпорт» і завантажте те, що є під рукою: робочу таблицю, стару базу чи фотографію паперового аркуша. Ви отримаєте не просто копію таблиці, а готову базу даних з формами, правами доступу та зв'язками, якою ваші колеги й клієнти зможуть користуватися, навіть не бачачи вихідного файлу.
Готові структури, які ви налаштовуєте під свій процес.