Система для HR та рекрутингу без хаосу в даних
Подолайте фрагментацію даних про кандидатів та співробітників. Використовуйте QuintaDB AI для миттєвої генерації початкового робочого простору на основі вашого текстового опису процесів найму та кадрового обліку.
Почати безкоштовноСтворіть свій HR-простір за допомогою AI
Опишіть ваші вимоги до процесу підбору персоналу або ведення кадрового резерву звичайною мовою, і QuintaDB AI підготує структуру бази даних. Це дозволяє уникнути ручного налаштування полів на старті, фокусуючись на бізнес-логіці вашої організації.
AI допомагає автоматично спроектувати реляційні зв'язки між вакансіями, відгуками, етапами співбесід та картками співробітників. Ви отримаєте готові форми збору даних, портали для менеджерів та дашборди для аналітики воронки найму.
Згенерована структура не є остаточною: ви можете вільно додавати нові модулі, змінювати типи полів, налаштовувати права доступу та інтегрувати зовнішні канали комунікації для повної адаптації до внутрішніх стандартів компанії.
Операційна реальність сучасного HR-департаменту
Щоденна робота HR-менеджера та рекрутера часто перетворюється на нескінченний цикл копіювання даних. Інформація розпорошена між поштовими скриньками, месенджерами, різними порталами пошуку роботи та непов’язаними електронними таблицями. Основними проблемами є втрата фідбеку від лінійних менеджерів, дублювання профілів кандидатів та неможливість швидко отримати актуальну статистику щодо ефективності каналів залучення.
Стандартна рутина включає обробку сотень резюме, де кожен файл має свій формат. Без централізованої реляційної бази даних відстеження історії взаємодії з кандидатом стає неможливим. Наприклад, критичні збої виникають, коли двоє рекрутерів одночасно працюють з одним спеціалістом за різними вакансіями, або коли терміни дії сертифікатів співробітників закінчуються непомітно для кадрової служби.
Пласкі таблиці втрачають цілісність, коли кількість записів перевищує кілька сотень. Відсутність зв’язків між таблицею «Кандидати» та «Співбесіди» призводить до того, що дані про технічне тестування губляться у ланцюжках листів. QuintaDB усуває ці бар’єри, створюючи єдине джерело істини, де кожна зміна статусу миттєво відображається у всіх пов’язаних звітах та графіках.
Компоненти вашої HR-екосистеми
Ваш робочий простір може містити набір інструментів, що працюють як єдиний механізм для управління людським капіталом:
Онлайн-база даних
Реляційна архітектура для зберігання ID-карт співробітників, посилань на LinkedIn, історій підвищень та архівів оцінки компетенцій (360 градусів).
Веб-форми
Брендовані анкети для збору відгуків кандидатів, форми внутрішніх опитувань лояльності (eNPS) та інтерфейси для оцінки кандидатів менеджерами.
Портал
Захищене середовище для кандидатів (завантаження документів) та кабінети для керівників підрозділів з доступом лише до резюме їхніх потенційних підлеглих.
Дашборди
Візуалізація Time-to-Hire, Cost-per-Hire та аналітика причин відмов у реальному часі через інтерактивні діаграми та віджети показників.
Сценарій: Від відгуку до оффера
Процес починається, коли кандидат заповнює вбудовану форму на вашому сайті. Система автоматично створює запис у таблиці «Кандидати» з прив'язкою до конкретної вакансії. Рекрутер отримує сповіщення в Telegram і переводить статус на «Скрінінг». При зміні статусу на «Співбесіда», система автоматично генерує запис у календарі та надсилає посилання на Zoom обом сторонам. Після зустрічі менеджер заповнює коротку форму оцінки прямо в системі, дані з якої оновлюють загальний рейтинг кандидата. Якщо рішення позитивне, натискання однієї кнопки активує генератор документів для створення персоналізованого Offer Letter на основі шаблону, що зберігається в базі.
Автоматизована ATS-воронка
Керуйте кожним етапом підбору за допомогою налаштовуваних статусів. Використовуйте поля типу «Дата» та «Випадаючий список» для фільтрації бази за досвідом, очікуваною зарплатою або рівнем володіння мовами.
- Миттєвий пошук за ключовими навичками
- Групове оновлення статусів декількох записів
Канбан-дошка
Візуальне представлення кандидатів на різних стадіях найму з можливістю перетягування карток.
Централізований облік персоналу
Зберігайте повний життєвий цикл співробітника в одній базі: від дати виходу на роботу до історії відпусток та результатів атестації. Використовуйте файлові поля для зберігання скан-копій контрактів та наказів.
- Контроль термінів випробувального терміну
- Автоматичне нагадування про дні народження
Календар подій
Перегляд графіку відпусток та запланованих оцінювань у форматі місячного або тижневого календаря.
Генератор HR-документів
Забудьте про помилки в прізвищах чи реквізитах. Створюйте трудові договори, посадові інструкції та довідки автоматично, підставляючи дані з профілю співробітника безпосередньо в PDF або Word шаблон.
- Швидке формування оферів для кандидатів
- Архівація згенерованих документів у базі
Модуль шаблонів
Інтерфейс для завантаження макетів документів з тегами автоматичної підстановки значень.
Аналітика та HR-метрики
Відстежуйте воронку найму в реальному часі. Використовуйте групування за джерелами залучення, щоб зрозуміти, звідки приходять найбільш кваліфіковані кадри та на яких етапах ви втрачаєте таланти.
- Порівняння ефективності рекрутерів
- Звіти щодо плинності персоналу
Графіки воронки
Візуальні звіти про конверсію кандидатів від першого контакту до підписання договору.
Портали доступу
Розділіть потоки даних. Створіть портал для менеджерів, де вони бачитимуть лише своїх кандидатів, та портал для співробітників для подачі заяв на відпустку або перегляду внутрішніх регламентів.
- Рольова модель безпеки даних
- Персоналізовані кабінети користувачів
Налаштування доступу
Гнучкі права на читання, редагування або видалення окремих полів для різних груп користувачів.
Реляційна архітектура для HR та рекрутингу
Перегляньте структуру взаємопов'язаних таблиць, розроблену для забезпечення цілісності кадрових даних:
- Таблиця: Вакансії
- Поля: Назва (Текст), Відділ (Випадаючий список), Зарплатна вилка (Число), Статус (Активна/Закрита)
- Таблиця: Кандидати
- Поля: ПІБ (Текст), Контакти (Email/Телефон), CV (Файл), Джерело (Зв'язок з Таблицею Джерела)
- Таблиця: Відгуки
- Поля: Кандидат (Зв'язок), Вакансія (Зв'язок), Етап (Статус), Дата оцінки (Дата), Коментар (Текст)
- Таблиця: Співробітники
- Поля: Картка співробітника (ID), Посада (Текст), Дата виходу (Дата), Нарахована відпустка (Число)
Спеціалізовані шляхи впровадження
Дізнайтеся, як різні напрямки HR використовують нашу структуру даних:
IT-рекрутинг
Трекінг технічних навичок, GitHub профілів та результатів live-coding сесій з прив'язкою до проектних команд.
Масовий найм у ритейл
Швидка обробка анкет через QR-коди та автоматичне сортування кандидатів за територіальною локацією магазинів.
Executive Search
Конфіденційна база топ-менеджерів з глибокою історією комунікацій та детальними мапами компетенцій.
Агенції з працевлаштування
Управління декількома клієнтськими аккаунтами з роздільним доступом та автоматичним виставленням інвойсів за найм.
Адаптація (Onboarding)
Контрольні списки завдань для нового співробітника та автоматичні нагадування менторам про етапи навчання.
Кадровий резерв
Довгострокове відстеження лояльних екс-кандидатів та формування пулу талантів для майбутніх вакансій.
Інженерні потоки даних
Автоматизуйте критичні моменти взаємодії за допомогою вбудованих тригерів:
Новий відгук
Створення запису -> Перевірка дублікатів -> Повідомлення рекрутеру в месенджер та підтвердження кандидату на Email.
Зміна статусу на Оффер
Зміна поля -> Автогенерація PDF контракту -> Надсилання на затвердження фінансовому директору.
Завершення випробування
Настання дати (Сьогодні - 7 днів) -> Створення задачі HR-менеджеру на проведення зустрічі feedback-session.
Запит на відпустку
Заповнення форми співробітником -> Перевірка залишку днів -> Відправка запиту керівнику на схвалення кнопкою.
Переваги структурної цілісності
Використання реляційної бази даних замість хаотичних файлів гарантує, що жоден талант не буде загублений через людський фактор. Ви отримуєте повну історію взаємодії з кожним фахівцем, що дозволяє будувати довгострокові відносини та знижувати вартість найму. Централізоване зберігання даних забезпечує відповідність стандартам безпеки та спрощує передачу справ між рекрутерами. Кожна зміна фіксується, що створює прозору систему звітності для керівництва та допомагає обґрунтовувати кадрові бюджети на основі реальних цифр, а не припущень.
Аудит операцій
Повна історія змін у картці кандидата: хто, коли та яку примітку додав або змінив статус.
Мобільна продуктивність
Оновлення інформації про кандидатів безпосередньо під час співбесіди через мобільний інтерфейс QuintaDB.
Технічні та операційні питання
Чи можна імпортувати мою існуючу базу з Excel?
Так, QuintaDB підтримує імпорт файлів CSV та Excel. Система автоматично розпізнає колонки, дозволяючи вам швидко перенести тисячі записів кандидатів зі збереженням текстових полів та контактів.
Як AI допомагає змінити структуру бази?
Якщо ваші процеси змінилися, ви можете попросити AI додати нові таблиці, наприклад «Навчання», і встановити зв'язок з існуючою таблицею «Співробітники» для відстеження курсів.
Чи можна налаштувати автоматичні Email-відмови?
Так, за допомогою модуля «Кнопки дій» або тригерів. При зміні статусу на «Відмова» система може автоматично надсилати персоналізований лист кандидату через вбудований поштовий сервіс.
Чи підтримує система інтеграцію з календарями?
Ви можете синхронізувати дати співбесід з Google Calendar або іншими сервісами через API, забезпечуючи актуальність розкладу для всієї команди найму.
Як захищені дані кандидатів відповідно до GDPR?
QuintaDB надає інструменти для керування правами доступу, шифрування даних та можливість видалення записів за запитом, що є критичним для дотримання законодавства про персональні дані.
Чи можу я створити дашборд для керівництва самостійно?
Так, за допомогою вбудованого конструктора звітів ви можете створювати кругові та стовпчикові діаграми за будь-яким полем вашої бази даних без програмування.
Чи можна використовувати WhatsApp для комунікації?
QuintaDB підтримує інтеграцію з SMS та месенджерами, що дозволяє надсилати повідомлення безпосередньо з інтерфейсу бази даних, зберігаючи історію відправки.
Як працює генерація порталу для кандидатів?
Ви активуєте модуль «Портали», налаштовуєте сторінку логіну і визначаєте, які поля своєї картки кандидат може бачити або редагувати (наприклад, завантажити оновлене резюме).