Автоматизована система обліку особового складу з підтримкою ШІ
Позбудьтеся хаосу в таблицях та паперових архівах. Створіть єдиний цифровий простір для управління кадрами, де кожна особова справа, наказ чи заява на відпустку знаходяться під повним контролем. Ви можете згенерувати початкову структуру свого робочого простору за допомогою QuintaDB AI, просто описавши свої бізнес-процеси звичайною мовою.
Розпочати налаштуванняПобудуйте свій робочий простір за допомогою ШІ
Інтелектуальний конструктор QuintaDB AI дозволяє власникам бізнесу та HR-директорам створювати складні бази даних без написання коду. Достатньо описати ваш робочий процес — наприклад, «Мені потрібна система для обліку 500 співробітників з відстеженням стажу, лікарняних та кар'єрного росту» — і ШІ автоматично сформує структуру таблиць, зв'язків, звітів та автоматизацій. Це ідеальний фундамент, який ви зможете адаптувати під специфіку вашої компанії за лічені хвилини.
Централізація кадрових даних у єдиній екосистемі
Багато компаній досі стикаються з проблемою фрагментарності даних: контактна інформація в Excel, графіки відпусток у календарях, а накази в папках. Це призводить до критичних помилок у нарахуваннях, втрати термінів випробувальних термінів та неефективного планування ресурсів. Наше рішення забезпечує абсолютну прозорість виконання процесів завдяки реляційній структурі, де кожен запис пов'язаний із конкретним співробітником, департаментом та історією змін. Це гарантує цілісність даних та миттєвий доступ до будь-якої звітності в режимі реального часу.
Основні модулі інфраструктури
Ваш робочий простір включає повний набір інструментів, спроектованих для специфічних HR-завдань. Ось як взаємодіють компоненти системи:
Реляційна база даних
Гнучка структура таблиць, що дозволяє пов'язувати співробітників із посадами, департаментами та фінансовими показниками без дублювання інформації.
Розумні веб-форми
Інструменти для швидкого збору даних: від анкет кандидатів до заявок на щорічну відпустку з автоматичною перевіркою заповнення обов'язкових полів.
Портал доступу
Захищене середовище для співробітників і керівників, де кожен бачить лише дозволену інформацію згідно зі своєю роллю в ієрархії компанії.
Аналітичний дашборд
Візуалізація ключових KPI: плинність кадрів, гендерний склад, розподіл персоналу за віком або департаментами у вигляді інтерактивних діаграм.
Сценарій: Оформлення щорічної відпустки
Процес починається, коли співробітник заповнює форму через свій кабінет. Система автоматично розраховує кількість доступних днів за допомогою вбудованої формули. Після подачі заявки спрацьовує тригер, який надсилає email-сповіщення керівнику відділу. Щойно статус змінюється на «Схвалено», система автоматично генерує PDF-наказ, оновлює корпоративний календар відпусток та змінює статус співробітника в загальному реєстрі, що миттєво відображається на дашборді адміністрації.
Автоматизовані особові справи
Зберігайте повну історію кожного працівника: від першої співбесіди до кар'єрного просування та звільнення. Використовуйте підформи для ведення записів про відпустки та лікарняні.
- Автоматична генерація табельних номерів
- Завантаження фото та скан-копій документів
Картка співробітника
Централізований перегляд усіх пов'язаних даних працівника в одному вікні інтерфейсу.
Реляційна архітектура обліку персоналу
Ознайомтеся з архітектурним планом таблиць та зв'язків, які забезпечують роботу системи без ризику втрати даних:
- Таблиця: Співробітники
- Поля: ПІБ (String), Табельний номер (Autoincrement), Департамент (Link), Посада (Link), Статус (Select), Дата народження (DOB)
- Таблиця: Відпустки
- Поля: Тип (Select), Початок (Date), Кінець (Date), Кількість днів (Formula), Співробітник (Link)
- Таблиця: Департаменти
- Поля: Назва (String), Код (String), Керівник (String)
Спеціалізовані шляхи впровадження
Дізнайтеся, як різні варіанти застосування цієї структури даних для ваших бізнес-потреб:
IT та Tech-компанії
Облік грейдів, сертифікацій та моніторинг завантаженості розробників на проектах.
Виробничі підприємства
Контроль змінних графіків, допусків до робіт та видачі засобів індивідуального захисту.
Рекрутингові агенції
Створення зовнішніх порталів для кандидатів та автоматизація воронки найму.
Державні установи
Суворе дотримання штатного розпису та автоматизація кадрових наказів згідно з ДСТУ.
Роздрібні мережі
Управління персоналом у багатьох торгових точках з гео-прив'язкою місця роботи.
Медичні центри
Облік кваліфікаційних категорій лікарів та графіків чергувань у відділеннях.
Інженерні пайплайни даних
Дослідіть автоматизовані логічні ланцюжки, що забезпечують оперативність обліку:
Сповіщення про відпустку
При зміні статусу в таблиці «Відпустки» система автоматично надсилає лист на корпоративну пошту працівника.
Контроль днів народження
Щоденна перевірка дати народження з автоматичним повідомленням у Slack або Telegram для HR-команди.
Умовне форматування
Автоматичне підсвічування звільнених співробітників червоним кольором, а тих, хто у відпустці — помаранчевим у всіх звітах.
Генерація наказів
Створення PDF-документа на основі даних із запису співробітника при натисканні однієї кнопки.
Перевага структурної цілісності
Використання розрізнених файлів веде до втрати контролю над персоналом та юридичних ризиків. QuintaDB забезпечує жорсткі реляційні обмеження, які гарантують безпеку кадрових даних та стабільність бізнес-процесів у довгостроковій перспективі.
Аудит дій
Повна історія змін кожного запису дозволяє відстежити, хто і коли вносив правки в особові справи.
Мобільна точність
Доступ до бази даних з будь-якого пристрою для оперативного вирішення кадрових питань поза офісом.
Технічні відповіді для HR
Як ШІ допомагає у створенні бази персоналу?
QuintaDB AI аналізує ваш опис бізнес-процесу і миттєво створює необхідні поля, таблиці та зв'язки, що економить до 90% часу на початкове налаштування системи.
Чи можна налаштувати права доступу для різних ролів?
Так, ви можете створити окремі портали для менеджерів (з правом редагування) та звичайних співробітників (тільки перегляд власних даних та подача заявок).
Чи підтримує система автоматичний розрахунок залишків відпусток?
За допомогою полів типу «Формула» ви можете налаштувати складні обчислення, які враховуватимуть стаж роботи та вже використані дні відпустки в реальному часі.
Як інтегрувати систему з іншими сервісами?
Ви можете використовувати API або вбудовані автоматизації для надсилання даних у зовнішні системи бухгалтерського обліку або месенджери.
Чи можна зберігати скани трудових книжок та договорів?
Так, поля типу «Файл» та «Зображення» дозволяють надійно зберігати будь-яку документацію безпосередньо в картці співробітника.
Чи створює ШІ дашборди автоматично?
Так, при генерації робочого простору ШІ пропонує найбільш релевантні віджети аналітики на основі ваших даних, наприклад, структуру персоналу за департаментами.
Як забезпечується захист персональних даних (GDPR)?
QuintaDB використовує шифрування даних, дозволяє налаштовувати двофакторну автентифікацію та надає повний контроль над правами доступу до конфіденційної інформації.
Чи можна експортувати дані для звітності?
Ви можете в будь-який момент експортувати звіти у форматі Excel, CSV або PDF, а також налаштувати автоматичне генерування складних друкованих форм.